Naj bo retorika v pomoč tudi pri e-komuniciranju!

S komunikacijo, če je dobra, lahko dosežemo mnogo: kaj razrešimo, razjasnimo, uspešneje obveščamo in bolj kvalitetno raziščemo. To velja tako za neposredno oziroma osebno komunikacijo kot tudi za tisto, ki poteka prek računalnika, GSM-a ali tablice. Pri slednji moramo biti še dodatno previdni. Elektronska pošta ima namreč številne in neprecenljive lastnosti, a te se izkažejo kot prednosti samo, če upoštevamo njene zakonitosti.

dobro povej 10 2017aElektronsko pošto (lahko) uporabljamo za osebno komunikacijo. Zagotovo si že kdaj poslal ali prejel vabilo na rojstnodnevno zabavo. Pri t. i. neformalni komunikaciji smo načeloma sproščeni, ker naslovnika poznamo. A če smo še pred leti vse uradne zadeve urejali zgolj s klasično priporočeno pošto, je dandanes elektronska pošta v marsikaterem primeru enostavnejša in hitrejša dodatna možnost tudi za tovrstna opravila. Elektronsko pošto torej uporabljamo tudi za formalno komunikacijo, ki se ji posvečamo tokrat. Najpogostejši primer je prijava na razpisano delovno mesto. In da boš v tem primeru vedno ravnal prav: elektronsko dopisovanje načeloma ni namenjeno dolgemu pisanju. Zato se potrudi, da si kratek in jedrnat. Skrbno izbiraj besede in se potrudi, da tvoji zapisi niso dvoumni. V primeru da si jih naslovnik napačno razloži, lahko ostaneš brez povabila na razgovor za tebi všečno delovno mesto.

    ŠTEVILNI ADUTI E-POŠTE
    Hitrost, enostavnost in dostopnost so najbolj očitni aduti elektronske pošte. Ta je že pred leti postala resen konkurent klasični pošti. Zaradi (še vedno) nezanesljive dostave prejemniku in predsodkov se sicer klasična pošta še ne bo poslovila. V svetu osebne komunikacije pa je povsem drugače, saj boš že težko našel koga, ki s prijatelji komunicira prek klasičnih pisem.
V primeru formalne komunikacije nikoli ne pošiljaj verižnih pisem. Pravzaprav lahko vse ne-je povzamem v zlato pravilo: bodi zelo konservativen pri vsem, kar pošiljaš. Ena pomembnejših zakonitosti v elektronskem dopisovanju pravi, da na prejeto e-pismo odgovori takoj. V primeru da zaradi prezasedenosti tega ne moreš storiti, priporočam, da se vseeno odzoveš čisto na kratko, in sicer da potrdiš prejem e-pisma in napoveš, da se boš kmalu oglasil. Pa nikakor ne pozabi na zadevo – brez zapisanega naslova se lahko kaj hitro zgodi, da bo prejemnik tvoje pisanje (nehote!) spregledal.

NAPOTKI, NAPOTKI, NAPOTKI ...
    SKOK V E-ZGODOVINO
    Elektronska pošta je tako zelo razširjena tudi zato, ker je na spletu na voljo kar nekaj ponudnikov, ki jo ponujajo brezplačno. Ti so nastali kmalu po uveljavitvi tovrstne komunikacije (pionir je bil Hotmail, ki ga je pozneje odkupil Microsoft) oziroma po razmahu interneta. Zgodovina elektronskega dopisovanja sega sicer daleč, v začetek sedemdesetih let, zares uveljavila pa se je šele v obdobju interneta sredi devetdesetih let.
Verjamem, da se ti morda na prvo branje zdi, da je zaradi vseh pravil, ki jih navajam, e-dopisovanje težje, kot si si morda predstavljal. A zagotavljam ti, da je to samo občutek ob spoznavanju novosti. Ko boš enkrat usvojil osnove, boš postal pravi strokovnjak in iz tvojega pisanja bosta vela samozavest in znanje, ki ju bodo začutili tudi naslovniki!
Zato: pri formalnem dopisovanju se izogibaj uporabe ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov in podobno. Bodi zelo obziren pri pošiljanju morebitnih prilog (na primer fotografij): naj ne bodo pretežke oziroma naj jih ne bo preveč. Ena izmed večjih napak pri e-dopisovanju je zagotovo ta, da e-pismo, ki je namenjeno več osebam, razkriva vse naslovnike (torej elektronskih naslovov ne skriješ v skrito kopijo). In nenazadnje, tako kot pri običajnem dopisovanju pismo končaj s pozdravom in podpisom.

PAZI NA JEZIK!
dobro povej 10 2017bPri pisanju pisem, voščil, vabil in drugih besedil je raba knjižnega ter slovnično in pravopisno ustreznega jezika obvezna. Pri elektronski pošti pa se zelo pogosto zgodi, da zapademo v površnost, uporabljamo pogovorni jezik, pri tem pa zanemarjamo slovnična pravila. A verjemi, naredil boš izjemen vtis, če boš v formalnih e-vodah obdržal vse elemente vljudnega pisanja in upošteval slovnična pravila. Kar zamisli si, kaj se lahko zgodi, če te potencialni delodajalec zaradi tega, ker si spremno besedilo ob posredovanem življenjepisu zapisal na hitro in nisi bil pozoren na morebitne pravopisne napake, označi za površno osebo, kar ti v resnici nisi.

    Anita Urbančič
    Anita Urbančič je radijska novinarka in voditeljica. Opravljeno ima Londonsko šolo za odnose z javnostmi. Svoje znanje, ki ga predaja tečajnikom na tečajih retorike in javnega nastopanja, je s prakso bogatila v več PR-agencijah.
    [anita.urbancic@ognjisce.si]



KAKO SPLOH IZGLEDA E-PISMO?
Vsako e-sporočilo je sestavljeno iz glave in telesa sporočila. Glava običajno vsebuje podatke o pošiljatelju in naslovniku sporočila ter naslov sporočila. Sledi vsebina oziroma telo sporočila (ang. body), ki ga sestavljata tekst in podpis. Naslov prejemnika običajno vpišeš v vrstico za (ang. to). Če želiš posameznim osebam poslati sporočilo le v vednost, vpišeš njihove naslove v polje kp (ang. cc). V tem primeru bodo naslovi iz tega polja vidni vsem ostalim prejemnikom sporočila. Če tega ne želiš, uporabi polje skp (ang. bcc). To je zagotovilo, da bodo naslovi vseh ostalih prejemnikov ostali skriti.

Če sem s tokratno temo vzbudila tvoje zanimanje, pa v zgornjih vrsticah ne najdeš odgovora na katero od tvojih dilem, vabljen, da se mi oglasiš na anita.urbancic@ognjisce.si. In seveda lahko že v tem e-pismu upoštevaš tokratne napotke! Pa srečno!
URBANČIČ, Anita. (Dobro vsebino ... dobro povej). Ognjišče, 2017, leto 53, št. 10, str. 82.

Zajemi vsak dan

Po krščanski viziji človek po telesni smrti ne samo ohranja svoje življenje, ampak ga ohranja v nepredstavljivo višji obliki.

(Alojz Rebula)
Ponedeljek, 20. November 2017

Ognjišče na Facebooku

Na vrh